Die Umsetzung der DSGVO betrifft nahezu alle Firmen, wie bereits in unserem Beitrag DSGVO: Bin ich betroffen? erläutert wurde. Bei Fahrschulen findet unabhängig von der Größe in jedem Fall eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten statt. Daher sind die Vorgaben der DSGVO einzuhalten.
Mit easyGDPR haben wir das passende Werkzeug entwickelt, damit Fahrschulen die DSGVO mit wenig Aufwand umsetzen können. Eine eigene Vorlage speziell für Fahrschulen sorgt für eine schnelle Umsetzung und verhindert, dass wichtige Schritte vergessen werden.
Folgende Dinge sind für Fahrschulen zu beachten:
Risikoanalyse
Bevor mit der eigentlichen Umsetzung begonnen werden kann, müssen Sie erst eine Risikoanalyse durchführen. Dabei wird erfasst welche personenbezogenen Daten in ihrem Unternehmen verarbeitet werden und welchem Risiko die Betroffenen ausgesetzt sind. Auch ihre technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen stehen auf dem Prüfstand.
technische und organisatorische Maßnahmen
Sollten ihre aktuellen Maßnahmen nicht ausreichend sein, um den Datenschutz in ihrer Fahrschule zu gewährleisten, so sind weitere Schritte notwendig. Beispielsweise ist die Verschlüsselung von Kundendaten eine technische Maßnahme um unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten zu verhindern. Als organisatorische Maßnahme ist beispielsweise die Installation einer Alarmanlage zu betrachten, da auch diese den Diebstahl von Kundendaten erschwert.
Dokumentation
Die Dokumentation ist eine der wesentlichsten Punkte der Datenschutz-Grundverordnung und sollte keinen Falls auf die leichte Schulter genommen werden. Sie müssen dabei alle Prozesse erfassen in denen personenbezogene Daten erfasst werden. Für jeden dieser Vorgänge ist anzuführen:
- Welche personenbezogene Daten werden verarbeitet?
- Warum werden diese erfasst?
- Welche Rechtsgrundlage rechtfertigt die Verarbeitung?
- Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?
Das Verfassen dieser Dokumentation ist mit Word bzw. Excel nicht nur extrem zeitaufwändig, sondern es besteht auch die Gefahr, dass Geschäftsprozesse vergessen werden. Außerdem ist die Wartung eines Dokumentes dieser Größe schwierig. Die Lösung heißt easyGDPR – mit diesem Online-Werkzeug können Sie die Dokumentation per Generator erzeugen. Dabei verfügt es über eine eigene Vorlage für Fahrschulen, damit werden die typischen Verarbeitungsprozesse bereits erfasst und Sie müssen nur mehr Kleinigkeiten anpassen bzw. ergänzen.
Auftragsverarbeiter
Geben Sie personenbezogene Daten an ein Unternehmen weiter, so spricht die DSGVO von sogenannten Auftragsdatenverarbeitern. Die Weitergabe dieser Daten ist nur zulässig, wenn diese zur Erfüllung der Dienstleistung erforderlich sind. In jedem Fall muss die Datenweitergabe per Vertrag geregelt sein.
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Sobald der Ausbildungsvertrag abgeschlossen ist (die Ausbildung endet), bedarf die weitere Datenverarbeitung der Zustimmung des Fahrschülers/der Fahrschülerin. Möchten Sie beispielsweise an die Absolvierung der Perfektionsfahrt bzw. Absolvierung des Fahrsicherheitstrainings erinnern, so ist das nur zulässig, wenn Sie vorab die Einwillung dafür erhalten haben. Ein entsprechendes Formular können Sie mit easyGDPR erstellen.
Betroffenenanfragen
Mit der DSGVO erhält jede Privatperson das Recht zu erfahren, was mit seinen/ihren personenbezogenen Daten passiert. Somit können sich auch ehemalige Fahrschüler an Sie wenden, um anzufragen welche Daten Sie gespeichert haben, wie diese verarbeitet werden bzw. wurden und wann diese Daten gelöscht werden. Sie müssen diese Anfragen beantworten und die Daten löschen, sofern keine gesetzliche Verpflichtung zur Speicherung der Daten besteht (Recht auf Vergessen).
easyGDPR – die optimale Lösung für Fahrschulen
Mit easyGDPR erhalten Sie die optimale Lösung für die Umsetzung der DSGVO. Eine eigene Vorlage speziell für Fahrschulen ermöglicht, dass Sie ihre Dokumentation inklusive Verarbeitungsverzeichnis, Risikoanalyse und Datenverarbeitern schnell und ohne Vorkenntnisse erstellen können. Dank Generator-Erstellung ist die Dokumentation zudem leicht erweiter- und anpassbar.