Auf Grund des Auskunftsrechtes können Personen Unternehmen auffordern, ihnen Auskunft über die Speicherung und Verwendung ihrer Daten zu geben. In diesem Fall spricht man von einer Betroffenenanfrage. Die Bearbeitung von Betroffenenanfragen kann nicht nur zeit- und kostenintensiv sein, sondern auch Risiken bergen, sofern die Bearbeitung manuell erfolgt. Sehr schnell können durch einen Datenschutzvorfall oder schlechte Presse unverhältnismäßig viele Anfragen eingehen und viele personelle Ressourcen in Anspruch nehmen. Ohne ausreichende Vorbereitung ist es unmöglich, hunderte oder tausende Anfragen in der gesetzlich vorgegebenen Frist zu beantworten.
Prinzipiell kann der jeweilige Antrag formlos gestellt werden, auch mündlich, und hat unverzüglich erledigt zu werden, spätestens jedoch innerhalb eines Monats ab Aufforderung. Die Frist kann um zwei Monate verlängert werden, sofern die Bearbeitung des Antrags komplex ist und es eine große Anzahl an Anfragen zu bearbeiten gilt. In diesem Fall muss jedoch der Verantwortliche dem Antragsteller die Gründe für die Verzögerung mitteilen.
Um den Antrag ordnungsgemäß bearbeiten zu können, müssen alle Daten wie Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kontaktdaten, Anschrift, der Schriftverkehr, Rechnungen, Verträge etc. ausfindig gemacht werden. Hier bei muss darauf geachtet werden, dass die Identität des Antragssteller zweifelsfrei geklärt wird.
Die Bearbeitung des Antrags hat grundsätzlich kostenlos zu erfolgen. Ein Entgelt darf nur dann in Rechnung gestellt werden, wenn es sich dabei um offenkundig unbegründete oder insbesondere wegen ihrer Häufigkeit exzessiven Anträgen verlangt werden kann.
Im Anschluss an die Antragsbearbeitung ist die betroffene Person über die durchgeführte Maßnahme schriftlich zu informieren. Die Mitteilung muss für den Betroffenen kompakt, transparent und verständlich sein. Elektronische Medien wie z.B. E-Mail können dann verwendet werden, wenn der Antrag elektronisch gestellt wurde. Auf ausdrücklichen Wunsch jedoch ist die Mittelung auf Papier zu überbringen. Eine mündliche Verständigung ist nur dann zulässig, wenn die Identität der Person zweifelsfrei festgestellt wurde.
Geldstrafen bei der Verletzung der Betroffenenrechte belaufen sich auf bis zu € 20 Mio oder 4% des letztjährigen weltweiten Jahresumsatzes. Im schlimmsten Fall kann dies existenzbedrohend sein. Daher empfiehlt es sich, Investitionen in einen automatisierten Prozess zu tätigen um auf der sicheren Seite zu sein.
Durch die Automatisierung dieses Prozesses reduziert sich der Arbeitsaufwand von mehreren Stunden auf wenige Minuten. Folglich sinkt das Risiko, nicht DSGVO-konform zu handeln, beachtlich. Die Software easyGDPR Betroffenenanfragen verwaltet ebensolche Betroffenenanfragen automatisiert. Sie behalten den Überblick und verhindern zudem Rechtsstreitigkeiten, durch das nicht oder nicht zeitgerechte beantworteten der Anfragen. Außerdem werden durch die computerunterstützte Bearbeitung Fehler vermeiden, die bei einer manuellen Bereitung sehr schnell passieren können.
