Die COVID-19 Infektionen steigen wieder. Nicht nur die Netzwerk- und Datensicherheit waren eine Herausforderung für Unternehmen, sondern auch die Kommunikation unter den Mitarbeitern. Die effiziente Kommunikation zwischen den Mitarbeiter und MitarbeiterInnen ist entscheidend, um das Unternehmen erfolgreich zu führen. Dinge, die kein Problem sind, wenn der Kollege nebenan ist oder sich in Rufweite des eigenen Arbeitsplatz befindet, wurden plötzlich zu einem Problem. So wurde die Effizienz im Arbeitsablauf verlangsamt.
Betreff – Worum geht es überhaupt in der E-Mail
Meistens klickt man nur auf Antworten, das Betreff bleibt stehen. Der E-Mailaustausch findet durch mehrere Postfächer hinweg statt, verschiedene Themen in einem E-Mail usw. Es muss daher immer darauf geachtet werden, dass das Betreff jeder E-Mail bereits so aufgebaut ist, dass für den Empfänger bzw. die EmpfängerIn klar das Thema erkennbar ist und die Dringlichkeit hervorgehoben wird. Gerade wenn die E-Mail auf einer älteren Konversation aufbaut, ändern Sie einfach das Betreff. So hat man später auch die Möglichkeit die E-Mail schneller zu finden.
Nicht alles kann in einer E-Mail erklärt werden
Nicht jeder Text ist dafür geeignet dem Empfänger den Sachverhalt mitzuteilen. Bevor Sie komplexe Themen versuchen in eine E-Mail zu verpacken, greifen Sie zum Telefonhörer. Das geht schneller und das Gegenüber kann Fragen stellen. Neben Telefon können auch Plattformen wie Skype zu einer besseren Kommunikation beitragen.
E-Mails von unterwegs wegschicken
Speichern Sie lieber die E-Mails als Entwurf und sehen sich diese in Ruhe noch einmal an, bevor Sie die E-Mail an den Empfänger verschicken. So können Sie prüfen, ob man ohne Kenntnisse des Vorgangs Ihren Text versteht und können außerdem die Angaben kontrollieren, damit der Empfänger die richtigen Daten hat.
E-Mail Empfänger
Kontrollieren Sie, wer Ihre E-Mail bekommt und ob der gesamte Inhalt für den Empfänger bestimmt ist. Im Bezug auf Datenschutz ist es wichtig, dass nur die Personen die E-Mail erhalten, die auch damit arbeiten. Oftmaliges Weiterleiten führt dazu, dass eventuell Mitarbeiter Informationen bekommen, die dafür nicht vorgesehen sind. Das selbe gilt auch für E-Mails an Kunden. Oftmals wird intern etwas geklärt und die Anfrage unter den Mitarbeitern weitergereicht.
Es stellt sich daher die Frage: Ist eine E-Mail überhaupt das geeignete Kommunikationsmittel zwischen Mitarbeitern? Um ehrlich zu sein müssen wir uns eingestehen, dass die E-Mail die Arbeit erleichtert, aber die Anforderungen im heutigen Alltag alleine nicht mehr erfüllen kann. Das Homeoffice schreit geradezu nach Automatisierung bei Geschäftsabläufen. CRM Systeme liefern klare Abläufe vom Interessenten bis hin zum Vertragsabschluss. Kommunikationsplattformen wie Eko, Skype usw. liefern direkte Kommunikation ohne zeitliche Verzögerung. Die Digitalisierung ist nicht mehr aufzuhalten.
Die E-Mail erfüllt seine Pflicht als Briefersatz. Korrespondenz kann schnell zwischen allen Beteiligten hin und her geschickt werden. Doch als Kommunikationsplattform für Geschäftsabläufe ist diese nicht geeignet.
Unternehmen müssen sich der Zeit anpassen, so wie sie es seit Jahren getan haben. Jetzt ist es Zeit die Geschäftsabläufe zu digitalisieren. Klare Strukturen, Informationen jederzeit griffbereit, Zeit und Kosten sparen, die vorhandenen Daten nutzen um neue Ideen zu entwickeln. Starten Sie jetzt mit der Digitalisierung. Unser zertifizierter Digitalisierungsberater, Herr Ing. Andreas Schindler unterstützt Sie bei der Förderungseinreichung, liefert Ideen für Ihr Unternehmen und unterstützt Sie auch bei der Umsetzung.