Das Thema Datenschutz ist für Konzerne besonders heikel. Durch die Digitalisierung ist Software entwickelt und gekauft worden, es gibt aber keine zentrale Datenhaltung und in der Regel kein Data Lifecycle Management. Mit der DSGVO hat der Gesetzgeber nun klare gesetzliche Vorgaben eingeführt und hebt das Datenschutzniveau stark an. Ohne Maßnahmen und externer Unterstützung können die geforderten Maßnahmen nicht umgesetzt werden.
easyGDPR ist die Lösung für Ihre Datenschutz-Probleme. Diese Online-Software ermöglicht die Verwaltung aller Datenschutz-relevanten Themen. Neben der easyGDPR-Software erhalten Sie in der Enterprise-Edition auch umfassende Datenschutz Beratung und Unterstützung bei der Umsetzung der technischen Maßnahmen.
easyGDPR Standard
Wenn Ihr Unternehmen die Anforderungen der DSGVO selbst umsetzen möchte, aber die notwendige Dokumentation trotzdem schnell und einfach erstellen möchte, dann ist easyGDPR Standard die optimale Wahl. Sie können für jeden Unternehmensstandort eine eigene Dokumentation erstellen und dabei auf die umfassenden Leistungen von easyGDPR zurückgreifen.
DSGVO Schnellanalyse
Für jeden Standort wird durch gezieltes Abfragen in wenigen Minuten ein aktueller Datenschutz-Status erstellt. Hier sehen Sie welche Maßnahmen vor Ort notwendig sind, um den Anforderungen der DSGVO bestmöglich gerecht zu werden.
Risikoanalyse und DSGVO Datenschutz-Folgenabschätzung
In der Standard-Risikoanalyse werden die häufigsten Risiken in Unternehmen, in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit, analysiert. Sie bekommen das Ergebnis für jeden Standort am Bildschirm angezeigt und können die notwendigen Verbesserungsmaßnahmen in die Wege leiten, für alle Standorte zentral mit easyGDPR.
Sie verarbeiten nicht nur „normale“ personenbezogene Daten, sondern auch sensible Daten, wie biometrische Merkmale (Fingerabdruck-Sperre beim Firmenhandy, Zugangskontrollen) mit hohem Risiko für die Betroffenen? Dann war bis jetzt eine Meldung an das Datenverarbeitungsregister (DVR) notwendig. Mit Inkrafttreten der DSGVO wurde diese Maßnahme abgeschafft und durch die sogenannte Datenschutz-Folgenabschätzung ersetzt. Diese detaillierte Risikoanalyse können Sie für jeden Standort zentral mit easyGDPR erstellen. Ändert sich der Verarbeitungsprozess, können Sie die Neuerungen schnell und simpel eintragen und die Datenschutz-Folgenabschätzung neu generieren lassen.
DSGVO Verarbeitungsverzeichnis
Jeder Prozess, der personenbezogene Daten speichert bzw. verarbeitet, muss ausführlich dokumentiert werden und im sogenannten Verarbeitungsverzeichnis abgelegt werden. Bei Kontrollen ist diese Dokumentation der Datenschutzbehörde vorzulegen, andernfalls sind hohe Bußgelder zu befürchten. Bis zu 4% des weltweiten Jahresumsatzes sind als Geldstrafe vorgesehen.
Die Erstellung eines solchen Verarbeitungsverzeichnisses kann in großen Unternehmen viele Tage bzw. sogar Wochen in Anspruch nehmen. Zudem muss die Dokumentation an jedem Standort erfolgen. Mit easyGDPR können Sie den Aufwand auf wenige Stunden reduzieren, dank intelligenter Erstellung mittels Generator.
Das Programm verfügt bereits über eine Vielzahl von Vorlagen, welche die meisten Verarbeitungsprozesse bereits abdecken (z.B. E-Mails, Kontaktformulare, Lohnverrechnung, CRM, etc.). Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit und stellen gleichzeitig sicher, dass keine Prozesse vergessen werden. Durch die gezielten Abfragen ist die Dokumentation ohne Vorkenntnisse erstellbar und wird anschließend in der geforderten Form erzeugt.
Bei Anpassung der Geschäftsprozesse können Sie auch die dazugehörige Dokumentation aktualisieren, per Mausklick – so einfach ist easyGDPR.
DSGVO Auftragsverarbeiter
Geben Sie personenbezogene Daten an ein Partnerunternehmen bzw. einen Dienstleister weiter, so spricht die DSGVO von einem Auftragsverarbeiter. Jede Datenübertragung an externe Firmen muss dokumentiert werden. Gleichzeitig ist zwingend ein Vertrag mit diesem Unternehmen abzuschließen, der die Datenverarbeitung spezifiziert und reglementiert. Andernfalls ist die Datenübertragung illegal und wird von der Datenschutzbehörde mit einem Bußgeld bestraft.
In der heutigen Zeit werden personenbezogene Daten an eine Vielzahl von Dienstleistern übertragen, beispielsweise:
- Buchhaltungsdaten an Wirtschaftsprüfer
- Kundenadressen an Paketdienste bzw. Speditionen
- Marketing-Daten an Werbefirmen
- Kundendaten an selbstständige Vertreter
- Kundendaten sowie Kontodaten an Inkasso-Büros
- etc.
Jede dieser Datenübermittlungen ist nur mit gültigem Auftragsverarbeitervertrag rechtskonform und muss zudem im Auftragsverarbeiterverzeichnis dokumentiert sein.
Mit easyGDPR ist die Verwaltung Ihrer Auftragsverarbeiter ein Kinderspiel. Sie geben an, welche Daten an welche Dienstleister übermittelt werden und easyGDPR erstellt automatisch die passende Dokumentation. Weiters erstellt die Software automatisch den passenden DSGVO Auftragsverarbeitervertrag für diesen Dienstleister. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern müssen die Vertragsgestaltung NICHT an Rechtsanwälte auslagern. Das spart bares Geld.
Datenschutzaufgaben
Sie haben einen internen Datenschutzbeauftragten? Mit easyGDPR kann dieser alle Aufgaben zum Thema Datenschutz und Datensicherheit zentral verwalten und behält somit immer die Übersicht. Egal ob Termine, Fristen oder Zuständigkeiten, alles lässt sich optimal mit easyGDPR verwalten, aktualisieren und zuweisen. Entscheidungen zum Thema Datenschutz können zudem direkt im Programm dokumentiert werden und sind somit jederzeit nachvollziehbar.
Betroffenenanfragen
Die DSGVO gewährt jedem Betroffenen das Verfügungsrecht über seine personenbezogene Daten. Auf Wunsch müssen diese Daten gelöscht werden, wenn kein wichtiger Grund dieser Aufforderung entgegensteht. In großen Unternehmen können diese Anfragen viele Personalressourcen binden. Mit easyGDPR Standard erhalten Sie die Möglichkeit diese Anfragen zentral zu verwalten und durch die vereinfachte Verwaltbarkeit Zeit zu sparen.
easyGDPR Enterprise
Unsere Enterprise Edition ist DIE Lösung für exponierte Großkonzerne. Zugeschnitten auf Ihre Bedürfnisse erfüllt easyGDPR Enterprise die Anforderungen des modernen Datenschutzes nach der DSGVO. Die Vorteile sind vielfältig, für genauere Informationen kontaktieren Sie uns einfach.
Automatisierung von Betroffenenanfragen
Die Bearbeitung von Betroffenenanfragen kann selbst bei zentraler Verwaltung zeit- und kostenintensiv sein. Die manuelle Bearbeitung ist besonders kritisch, wenn personenbezogene Daten in mehreren Abteilungen unabhängig voneinander gespeichert werden. Nur durch entsprechende Automatisierung ist dieser immense Aufwand reduzierbar, die heutigen Systeme sind auf diese Anforderung aber nicht ausgelegt und scheitern daher. Die Lösung ist easyGDPR Enterprise. Damit können Betroffenenanfragen über die Grenzen der Abteilungen hinweg und über mehrere Standorte verteilt automatisiert beantwortet werden.
Data Lifecycle Management
Die DSGVO spezifiziert sehr deutlich, dass Daten nur für den eigentlichen Nutzungszweck gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Werden die Daten nicht mehr benötigt, sind diese zu löschen. Oft ist jedoch nicht klar, welche Daten noch benötigt werden, zur effizienten Verwaltung ist daher ein Data Lifecycle Management erforderlich. Mit easyGDPR Enterprise erhalten Sie die passende Lösung, um personenbezogene Daten über den gesamten Lebenszyklus zu verwalten – Ganz im Sinne der DSGVO.
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