easyGDPR standard
Folgende Aufgaben können mit easyGDPR Standard durchgeführt werden:
DSGVO Anforderungsanalyse/DSGVO Quickcheck
Durch kurze, gezielte Fragen erfahren Sie in wenigen Minuten Ihren DSGVO-Status. Dieser Status gibt Ihnen die grundlegenden Informationen darüber, welche Maßnahmen notwendig sind, um DSGVO-ready zu werden.
Verarbeitungsverzeichnis
Mit easyGDPR Standard werden alle Prozesse erfasst, welche personenbezogene Daten erfassen. Viele Vorlagen machen die Erfassung besonders effizient. Das verkürzt die Dauer der Erstellung und verhindert, dass wichtige Verfahren vergessen werden.
Zudem sind auch branchenspezifische Vorlagen vorhanden, hier sind viele Prozesse bereits vorausgefüllt. So wird die Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses nach DSGVO zum Kinderspiel.
Risikoanalyse
Zu jeder Verarbeitung kann mit easyGDPR Standard eine Risikoanalyse verfasst werden. Diese Funktion zeigt auf mit welchem Risiko die erfassten Daten verbunden sind. Es wird unterschieden, wie hoch das Risiko wäre, wenn
- die Daten temporär nicht zur Verfügung stehen würden,
- die Daten dauerhaft verloren gehen würden oder
- die Daten gestohlen bzw. im Internet veröffentlicht werden würden.
Für jeden dieser Punkte kann eine separate Risikoeinschätzung getroffen werden. Werden Daten spezieller Kategorien (sensible Daten, wie Gesundheitsdaten, biometrische Daten, Religionszugehörigkeit, etc.) verarbeitet, sollten Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach DSGVO durchführen. Die Datenschutz-Folgenabschätzung ersetzt die früher verpflichtende Meldung an das Datenverarbeitungsregister (DVR). Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen müssen oder nicht, wenden Sie sich bitte an einen DSGVO-Experten oder nehmen Sie unsere DSGVO-Beratung in Anspruch.
Auftragsverarbeitervertrag
Werden die erfassten Daten an einen Dienstleister übertragen, müssen Sie laut Datenschutz-Grundverordnung einen Auftragsverarbeitervertrag mit diesem Unternehmen abschließen. In easyGDPR können Sie dokumentieren, ob die Verträge geschlossen wurden oder nicht.
easyGDPR Standard ermöglicht Ihnen zudem die passenden Auftragsverarbeiterverträge automatisch zu erstellen. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Kosten für Anwälte, etc.
Maßnahmenkatalog
Im Maßnahmenkatalog dokumentieren Sie in vier Kategorien, welche Maßnahmen gesetzt wurden, um den Datenschutz sicherzustellen. Diese Schritte werden automatisch in die DSGVO Dokumentation aufgenommen.
Sicherheit
Sie werden abgefragt, welche Maßnahmen gesetzt wurden, um die Gefahr von Datendiebstahl zu minimieren. Hierbei werden nicht nur Maßnahmen im Bereich IT-Sicherheit dokumentiert, wie beispielsweise ob eine Firewall und Virenscanner vorhanden sind, sondern auch organisatorische Maßnahmen, wie das Vorhandensein von Alarmanlagen und Zugangskontrollsystemen.
Vertraulichkeit
Mit dem Formular dokumentieren Sie, wie Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Neben Fragen zu Passwort-Richtlinien und Administratorenrechten wird auch der Umgang mit Altpapier (z.B. ob Datenschredderung vorhanden ist) dokumentiert.
Integrität
Datenintegrität beschreibt, ob die vorhanden Daten korrekt sind und ob nachvollziehbar ist, ob Daten verändert wurden. easyGDPR fragt ab, ob Ihre Systeme die Eingabe, Löschung und Änderung von Daten protokollieren. Nur durch diese Maßnahme kann sichergestellt werden, dass die verwendeten Daten nicht manipuliert wurden.
Verfügbarkeit
Die Datenverfügbarkeit ist ein essentieller Punkt, damit Firmen auf die benötigten Daten zugreifen können, wenn diese benötigt werden. Sie können angeben, ob diverse Maßnahmen getroffen wurden (Feuerlöscher vorhanden, unterbrechungsfreie Stromversorgung, etc.), damit die Verfügbarkeit der Daten gewährleistet ist. Weiters wird auch die verwendete Sicherungsstrategie (Backup) dokumentiert.
Verwaltung von Betroffenenanfragen
Durch die DSGVO erhält jeder EU-Bürger das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten ein Unternehmen über ihn/sie gespeichert hat. Auf Wunsch müssen diese Daten zudem gelöscht werden (Recht auf Vergessenwerden), wenn keine anderweitige gesetzliche Regelung besteht (Dokumentationspflicht, Aufbewahrungspflicht, etc.). Mit easyGDPR Standard können Sie solche Anfragen verwalten und behalten so den Überblick und verhindern Rechtsstreitigkeiten durch nicht beantwortete Anfragen.
Vorteile von easyGDPR Standard auf einem Blick
- Ausführliche Dokumentation mit wenig Aufwand erstellen
- Diverse Vorlagen beschleunigen den Dokumentationsprozess
- Berücksichtigung des österreichischen und deutschen Datenschutzgesetzes
- Optimiert auf die DSGVO Umsetzung für mittelgroße und große Betriebe mit nur einem Standort
- Erstellung von Auftragsverarbeiterverträgen nach DSGVO, kein Rechtsanwalt notwendig
- PDF-Export Ihrer Dokumentation
- Schnelle Anpassung bei Veränderungen der Geschäftsprozesse
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